Irgendwie vertrackte Situation: Ausgedruckte Rechnung != Rechnung womit Zahlung zu hoch ist

Question

Hallo,
ich benutze bis jetzt für mein Unternehmen lx-office und jetzt kivitendo, preise es aber auch meinen Kunden an - wo es passt.
Durch ein paar dumme Zufälle hat sich jetzt folgende Konstellation ergeben: Rechnung gestellt (gebucht und gedruckt) - da wollte der Kunde aber textuelle Änderungen. Dies gemacht, dabei kam dann tags drauf raus, dass 2 Positionen am Ende fehlen.
In der Rechnungserstellung kann man die hinten dranmachen und drucken - damit sind die aber nicht erfasst.
Der Kunde hat dann - entsprechend der für ihn gedruckten Rechnung - bezahlt und ich habe die (höhere) Summe bei der Rechnung als Zahlungseingang gebucht.

Wie kriege ich das jetzt geradegezogen? Ein Bekannter, der früher Buchhaltungsbüro-Vorsteher war, weiß, wie es beim Papierbüro ginge. Aber die Rechnung kann ich irgendwie nicht zurückziehen. Und die Zahlung auch nicht.

Version ist Kivitendo 3.0.0.

Vielen Dank für jegliche Hilfe!

Schönen Gruß aus Aachen,
Udo Pütz

Answer 1

Bei einer Situation "Kunde hat eine andere Rechnung vorliegen als im System gebucht" ist buchhalterisch richtig und mit kivitendo auch so umsetzbar: Rechnung stornieren, neu eingeben mit richtigen Daten, neue Rechnung dem Kunden zustellen. Sofern die neu zugestellte Rechnung mit der übereinstimmt, die der Kunde ursprünglich erhalten hat, ist in dem Moment alles gut -- auch wenn der Kunde das schon bezahlt hat. Die Finanzämter interessiert nicht, ob auf der Überweisung die falsche Rechnungsnummer draufsteht.

Comments

Ich bin gerade im Moment in die Rechnung reingegangen: Unten gibt es keinen Knopf "Stornieren".
Es ist ja schon der "zuviel" bezahlte Betrag als Zahlung auf die Rechnung gebucht worden - ich denke, deshalb ist der Knopf weg?!
Oder übersehe ich die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren?

Schönen Gruß und vielen Dank,
Udo Pütz

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Ich meine, das wurde mal zur kurzfristigen Vermeidung eines anderen Bugs eingebaut. Was gehen sollte:

• gemachte Zahlung als weitere "Zahlung" aber mit umgekehrtem Vorzeichen als Zahlung buchen, damit die Summe "gezahlt" wieder bei 0 ist
• Rechnung erneut aufrufen, jetzt sollte storniert werden können

Falls nicht, ist das ein Bug, der beim Vermeiden des oben erwähnten anderen Bugs entstanden ist :)

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Stornieren soll man Rechnungen ja nur können, wenn die noch nicht an den Kunden gegangen sind. Wenn der Kunde die Rechnung schon erhalten hat und vielleicht schon bei sich im System eingebucht hat und vielleicht schon für den Vorsteuerabzug geltend gemacht hat, darf ich die bei mir nicht einfach stornieren sondern müßte die gutschreiben und die Gutschrift an den Kunden schicken. Bei Zahlungseingang gehe ich von der Zustellung der Rechnung aus, das ist der Hintergrund für das Verschwinden des Stornoknopfes. Ob die Lösung von Moritz klappt würde mich aber auch interessieren.

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Ich habe jetzt die Buchung mit umgekehrtem Vorzeichen gemacht: ja, die beiden "Zahlungen" heben sich gegenseitig auf. Damit sind dann 0 Euro gezahlt auf die Rechnung - womit auch der Storno Knopf wieder da ist.
Danach habe ich die Rechnung storniert und eine neue Rechnung angelegt.
Es sind gerade noch andere Sachen quer, daher kann ich nicht genau nachprüfen, ob das Bankkonto und das Konto 1200 in Kivitendo jetzt stimmen. Das sollte aber bald machbar sein.

Vielen Dank!

Und auch mMn sollte es nicht möglich sein, eine veränderte, aber nicht gebuchte Rechnung zu drucken! Kommt nix gutes bei rum!!

Schönen Gruß aus Aachen,
Udo Pütz

Answer 2

Hallo,
Dieses Problem haben wir auch. Man kann etwas anderes drucken, als gebucht ist. Das kann man innerhalb von ein paar Stunden nach Erstellung der Rechnung noch korrigieren/ Änderungen durchführen und muss die bewusst Buchen! Leider ist es eben möglich, dass man das am Bildschirm angezeigte drucken kann. Nach Auskunft von N.Simon wollte das mal jemand haben, um z.B. noch nachträglich die Rechnungen noch mal mit Kommentaren drucken zu können. Ist aber echt blöd, da bei uns schon oft der Fall eingetreten ist, dass z.B. beim Drucken auffiehl, dass z.B. die falsche Menge (Menge 1 statt mehr) drin war und das geändert und gedruckt wurde. Wenn der Nutzer aber nicht noch mal gebucht hat, dann ist was anderes gedruckt als gebucht wurde. Damit "überzahlt" der Kunde die Rechnung ja laut Datenbank. Blöde Situation.
Was auch nicht schön ist, wenn man z.B. später eine Rechnung noch mal ausdrucken muss (z.B. als Duplikat bei Mahnungen/ Klärungsbedarf mit Finanzamt etc.) und es gab einen Wechsel im Firmennamen, dann wird der neue Name verwendet. Da wir mit bäuerlichen Betrieben zu tun haben, die z.B. unter "Landwirtschaftlicher Nebenerwerb Vorname Name" firmieren und dort derzeit einige Betriebsübergaben stattgefunden haben, ist das nicht toll. Denn die neuen Eigentümer "übernehmen" die Kundennummern. Ist ja eigentlich der gleiche Betrieb, nur der Vorname ändert sich. Auch an dieser Stelle ist der Rechnungdruck ein bisschen "zu flexibel"! Die gebuchte Rechnung ist ja nicht irgendwas. Es ist eigentlich eine Urkunde bzw. Vertrag.......das sollte schon restriktiver gehandhabt werden.

Lösung:
1. Ist die Rechnung noch nicht raus, dann Rechnung stornieren bzw. falls noch möglich: korrekt buchen.
2. Wird die Rechnung wirklich "überzahlt", dann den bezahlten Betrag buchen! Damit ist der Zahlungseingang korrekt verbucht wird! Ändert nat. nichts an der Diskrepanz DB<=>Ausdruck

Kurzfristige Lösung: Penibel aufs buchen achten!

Langfristige Lösung: https://trac.kivitendo.de/ticket/2309

MfG
SNR

PS: es gibt auch beim Buchen von Stornos ein Problem: https://trac.kivitendo.de/ticket/2173

Comments

Hallo SNR,
vielen Dank für die Antwort bzw. Problembestätigung. Ich werde die Kivitendo-Leute direkt anhauen - die besagte Diskrepanz DB<-->Einzahlung/Ausdruck muss bis zur UStVA nächsten Monat behoben sein.

Mal gucken, was die Jungens meinen.

Vielen Dank,
schönen Gruß,
Udo Pütz