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Moin zusammen,

und gesundes Neues noch!

Ich habe bisher für Anzahlungen seitens Kunden Proforma-Rechnungen ausgestellt und nach Abschluss des Auftrags einfach eine Rechnung erzeugt. Es gab in letzter Zeit ein paar Kunden, die das irgendwie ungewohnt fanden und lieber eine Anzahlungsrechnung hätten. Seh ich ein, hat ja sicher auch Gründe hinsichtlich der Vorsteuer.

Nun habe ich auch Projekte, wo Anzahlungen vor Lieferung in voller Höhe erfolgen, dabei entsteht die erste Kleinigkeit, die mir aufgefallen ist: die Anzahlungsrechnung über 100% schließt den Auftrag (so wie Rechnungen das auch tun), obwohl bisher noch keine Lieferung erfolgt ist. Das ist zumindest unschön, Anzahlungsrechnungen sollten die Aufträge meiner Ansicht nach nicht schließen.

Der andere störende Punkt entsteht im Workflow: ich kann aus einem Verkaufslieferschein heraus keine Schlussrechnung erstellen, sondern nur Rechnungen. Ich "muss" es aber im Lieferschein machen, weil sonst die Seriennummern nicht in die Rechnung übertragen werden. Wenn ich später nach Seriennummern suchen will, kann ich das aber nur in "verkauften" Artikeln tun, nicht in "gelieferten" Artikeln, ergo müssen die Seriennummern in die Rechnung.

Übersehe ich hier eine Möglichkeit der Suche nach Seriennummern, die auch in Lieferscheinen sucht?

Oder ist die "Schlussrechnung" im Grunde identisch zur "Rechnung", so dass es egal ist, ob ich im Lieferschein eine Rechnung anstatt im Auftrag eine Schlussrechnung erstelle?

Achso, ich verwende Kivi 3.8.0. ;)

Vielen Dank im Voraus,

Hannes

von (1.9k Punkte)

2 Antworten

0 Punkte

Hallo Hannes,
eigentlich ist das mit der Proforma die viel bessere Lösung.

Vorsteuer dürfen die Firmen dann auch ziehen, sobald sie bezahlen, allerdings musst du dann auch Mehrwertsteuer abführen, sobald du einen Zahlungseingang verbuchst.

Der Worfkflow über Lieferschein exisitert aktuell überhaupt nicht. Ursprünglich hatten wir nur den Workflow direkt von Anzahlungsrechnung nach Schlussrechnung, also ohne Auftrag.

Dein Anwendungsfall ist damit nicht abbildbar, Schlussrechnung ist auch nicht identisch mit Rechnung, sondern braucht eine Anzahlungsrechnung oder einen Auftrag als Vorgänger.

Icn würde es organisatorisch so lassen:

Bei 100% Anzahlungsrechnung bleibst du bei Proforma und sobald die Zahlung eingeht buchst du eine Rechnung mit dem Zahlungseingang dagegen.

Die Seriennummern kannst du leider nur händisch in die Rechnung kopieren. Allerdings kannst du den Lieferschein mit den Seriennummern manuell über verknüpfte Belege mit dem Vorgang verknüpfen und die Suche über Seriennummern in Liefeschein führt dich dann zu der wirklichen Rechnung.

Der Kunde bekommt ja auch den Lieferschein und kann damit ja die Seriennummern einsehen. Falls du Rechnungen per E-Mail verschickst, lad einfach noch den Lieferschein als Dateianhang hoch und schick den mit (DMS muss dafür ativ sein).

Danke für die Neujahreswünsche und vielleicht hilft ja der ein oder andere Hinweis ...

Last not least, Erweiterungsimplementierung beauftragen

von (18.7k Punkte)

Hallo Jan,

danke für Deine Ausführungen.

Ich schließe daraus, dass ich der Einfachheit halber bei den Proformarechnungen bleibe und Kunden, die das komisch finden, das entweder erkläre oder "Isso." sage. ;)

Dass ich in den Lieferscheinen gezielt nach Seriennummern suchen kann, hatte ich mehr oder weniger übersehen, weil ich sie bei der Ausgabe nicht einblenden kann (ich gehe immer über Artikel -> "verkauft" und filtere über Artikel- bzw. Seriennummer, da wird es dann schön übersichtlich aufgelistet).

Für die Erweiterungsimplementierungen habe ich noch ganz andere viel weiter gehende Ideen, aber da muss ich mich mal sortieren.

VG,

Hannes

0 Punkte

Hallo Hannes,

das mit der Proforma finde ich auch als die viel bessere Lösung.

Mit der Anzahlung / Vorkasse ist das so eine Sache. Ich meine, dass sollte auf ein extra Konto Vorkassenzahlung bei Eingang gebucht werden.
Nicht als Zahlung im Auftrag. Man hat das Geld erst mal, aber eigentlich gehört es ja einem noch nicht wirklich, da ja noch keine Lieferung/Leistung erbracht wurde.
Es ist glaube ich in dem Moment noch Fremdkapital.
Ist der Lieferschein erstellt und die Lieferung erfolgt, kann so die Rechnung geschrieben werden.
Danach die Rechnung gegen das Vorkassenkonto ausgleichen.

Anmerkung - Version 3.8.0
Warum in einer Auftragsbestätigung zwingend der Liefertermin mit eingegeben werden muss, finde ich nicht so gut.
Manchmal weis ich zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht so genau, wenn geliefert werden kann.
z.B.: Teile müssen erst noch beschafft werden oder Leistungstermine vereinbart werden.
Vor allem bei Vorkasse ist das komisch.
Zumal bei Rechnungen können die Felder leer sein, wobei ich denke, das hier die Angabe von Liefer- / Leistungsdatum notwendig ist.

VG Gerd

von (2.1k Punkte)

Hallo Gerd,

vielen Dank für deine Einschätzung zum Thema.

VG,

Hannes

Anmerkung:

Warum in einer Auftragsbestätigung zwingend der Liefertermin mit eingegeben werden muss, finde ich nicht so gut.

Die meisten Warnungen und Pflichtfelder sind in der Mandantenkonfiguration an- oder abschaltbar.
Das kann man also mandantenweit feinjustieren.

Aufgrund des freien Charakters des Projektes ist hier so etwas wie ein Anwenderhandbuch oder Doku immer verfügbar zu halten etwas schwierig ... Wir probieren aktuell mit den Webinaren etwas dagegen zu arbeiten. Hintergrund-Jobs sind auch kaum dokumentiert, teilweise aber sehr nützlich.

https://blog.kivitendo.de/?p=1312

Für den Kollegen der die Funktion ursprünglich beauftragt hat, ist es schon wichtig, dass hier auch die Anzahlungsrechnung richtig gebucht wird und die Mehrwersteuer gezogen wird.

Hintergrund:

Der Kunde produziert ein Erzeugnis wofür er ca. 6 Monate braucht und der VK-Preis liegt in der Regel bei einer halben Millionen Euro. Zumindestens die Bauteile will er vorfinanziert haben und das Finanzamt möchte auch nicht 6 Monate auf die Umsatzsteuer-Einnahme verzichten, wenn die Anzahlung von 100.000,- oder 200.000,- eingeht.

Danke, hab es gefunden unter

System ---> Mandantenkonfiguration ---> Features ---> Einkauf & Verkauf

Warnung ausgeben, falls Aufträge kein Lieferdatum haben. ja / nein

VG Gerd

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